Mesin-Mesin Kantor sebagai Alat Komunikasi

Mesin-Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

A.      Jenis-jenisnya

1.       Intercom/aiphone

Merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan informasi dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian lain maupun dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom dalam lingkungan kantor :

a.       Sebagai alat komunikasi

b.      Memperluas saluran komunikasi

c.       Menghindari mondar-mandirnya para pegawai

d.      Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja

Fungsi intercom dalam lingkungan masyarakat :

a.       Sebagai media informasi

b.      Sebagai media pengetahuan

c.       Sebagai media hiburan

2.       Telepon

Merupakan media penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh baik dalam lingkungan dalam maupun luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Macam-macam jenis pesawat telepon yaitu :

a.       Pesawat tunggal; biasnya digunakan dirumah-rumah

b.      PMBX (Private Manual Brand Exchange); pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)

c.       PABX (Private Automatic Brand Exchange); pesawat telepon yang pengoperasiannya tidak melalu operator (langsung)

3.       Handphone

Merupakan media komunikasi yang bisa dibawa kemana-mana, tidak menggunakan kabel dan dinilai lebih cepat dan praktis.

4.       Switchboard

Merupakan suatu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel lebar yang didalamnya terdapat sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat satu ke tempat lainnya.

Macam-macam switchboard :

a.       Switchboard dengan system telepon kunci

b.      Switchboard dengan system perburuan

5.       Answering Machine

Merupakan alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dilakukan secara efektif dan efisien.

6.       Telex

Merupakan alat pengirim dan penyampaian berita dari jarak jauh, baik dari satu tempat ke tempat lain maupun luar negeri.

Bagian-bagian telex :

a.       Rol kertas; untuk mengetik naskah yang akan dikirim

b.      Papan tus; tempat tuts-tuts mesin disusun

c.       Rol pita kertas; merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan

7.       Facsimile

Merupakan alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

Fungsi facsimile :

a.       Untuk mengirim informasi

b.      Untuk menerima informasi

c.       Apabila facsimile dilengkapi dengan system memori, maka facsimile dapat digunakan untuk :

1.       Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2.       Mencetak sampai beberapa lembar copy

3.       Menyimpan berbagai alamat

Selain jenis-jenis yang telah disebutkan diatas masih banyak lagi jenis-jenis alat komunikasi lain seperti koran, majalah,OHP, mikrofon, dan lain sebagainya.

B.      Perkembangan alat komunikasi

Sejak dulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam berkomunikasi khususnya dalam medianya dalam jarak jauh untuk mendapatkan informasi tanpa perlu untuk mendatanginya secara langsung. Oleh karenanya sebagai kodrat manusia yang menjadi manusia social, memiliki kemampuan untuk saling memahami melalui komunikasi yang selama ini mereka lakukan dan akan terus dilakukan sampai hingga kita telah tiada. Dan sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan setiap masanya hingga sekarang.

1.       Merpati pos

                                      

Komunikasi yang menggunakan merpati sebagai pengantar surat atau pesan karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat, kemampuan navigasi dan naluri alamiah untuk kembali ke sarang, metode ini berasal dari orang-orang Persia yang melatih burung merpati. Pertama kali digunakan oleh sultan Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirim pesan sekitar kerajaan. Orang Romawi menggunakan untuk mengirim pesan pada pasukan militernya. Orang Yunani digunakan untuk memberitahu pemenang olimpiade. Pasukan Amerika juga menggunakannya untuk komunikasi saat masa perang dunia pertama (1914-1918).

2.       Telegraf

Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain tahun 1837. Telegraf ini alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh yang sangat efektif dan dulu menjadi primadona meski yang bisa mengirim dan membaca hanya yang mengerti kode Morse. Di Indonesia pemanfaatan telegraf ini sejak saluran telegraf pertama dibuka tanggal 23 Oktober 1855 oleh pemerintah Hindia Belanda.

3.       Telepon

Telepon ditemukan oleh Alexander Graham Bell sekitar tahun 1876. Di Indonesia telpon local pertama digunakan tanggal 16 Oktober 1992 oleh pihak swasta. Jaringan pertamanya menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia) selanjutnya dibuat dikota-kota besar lainnya. Tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite Corporation) mulai membangun jaringan gelombang mikro dan dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur selanjutnya ditahun yang sama, satelit Palapa A-1 diluncurkan yang memungkinkan jaringan telepon Indonesia meluas hingga luar Negara.

4.       Telegram

Telegram berisi kombinasi kode yang ditransimisikan oleh telegraf yang tariff pengirimannya lebih murah dari telepon, meski tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca dan waktu yang dibutuhkan pun singkat, kurang dari satu hari tidak seperti surat.

5.       Pager

Pager atau radio panggil adalah alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Alat ini masih seirng dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa informasi dari kesehatan. Sebelum adanya telepon selular, pager digunakan sebagai pengganti untuk layana telepon local dan internasional. Pager muncul di Indonesia sebelum tahun 1997.

6.       Surat elektronik (E-mail)

Sarana pengirim surat melalui jaraingan computer seperti internet. Email mulai dipakai tahun 1960an dan saat itu internet belum tebentuk tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan mainframe dan mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

7.       Internet

Internet ini diawali tahun 1969 sebagai ARPANET, rangkaian yang dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Mulai 1995 muncul jasa akses Telnet ke luar negeri hingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses internet (HTTP).

8.       Telepon genggam

Penemuan telepon genggam sebenarnya terjadi tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Motorla Corporatin yang kemudian dikenal dengan telepon genggam generasi pertama atau 1G dan dari model inilah muncul telepon genggam berikutnya seperti generasi kedua muncul tahun 1990-an dengan teknologi GSM dan CDMA yang dikenal dengan 2G. kini telepon genggam sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G), pada teknlogi ini telepon genggam memeberikan jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet.

9.       Pesan instan (Instant Messaging)

Sebuah teknologi internet dimana para pengguna jaringan internet mampu mengirimkan pesan-pesan singkat pada saar yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL) yang kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Messenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger)

10.   Mobile Chat Messenger

Hampir sama dengan pesan instan namun implementasinya pada handphone atau smartpgone yang berteknologi tinggi. Fitur ini bisa menggantikan penggunaan SMS. Contoh aplikasinya adalah Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz, dan masih banyak lagi.

C.      Kelebihan dan kekurangan

Ø  Kelebihan media elektronik :

Media elektronik lebih cepat dalam menyebarkan berita

Media elektronik memiliki audio visual yang mempermudah audiensnya untuk lebih paham

Media elektronik menjangkau masyrakat secara luas

Dapat menyampaikan berita secara langsung dari tempat kejadian

Dapat menampilkan proses terjadinya suatu peristiwa

Dapat dinikmati olah semua orang

Ø  Kekurangan media elektronik

Dalam penyediaan berita pada media elektronik tidak dapat mengulang apa yang telah ditayangkan

Ø  Kelebihan media cetak

Dapat dibaca berkali-kali dengan cara menyimpannya

Dapat membuat orang yang berfikir lebih spesifik tentang isi tulisan

Bisa disimpan atau dikumpulkan isi informasinya

Harganya dan distribusinya lebih terjangkau

Lebih mampu menjelaskan hal-hal yang bersifat kompleks

Ø  Kekurangan media cetak

Media cetak lambat dalam memberikan informasi

Media cetek hanya berupa tulisan

Media cetak hanya memberikan visual berupa gambar yang mewakili keseluruhan isi berita

Biaya produksi yang cukup mahal

D.      Masalah-masalah atau hambatan yang sering terjadi saat aktivitas perkantoran

Hambatan Teknis
hambatan ini muncul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
Hambatan Semantik
Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari miss-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

Referensi

1. Marsiya, Nita. 2010. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. [Online] (http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html) diakses tanggal 26 Maret 2015
2. Fauziah, Syifa. 2014. Peralatan/Mesin Komunikasi Kantor. [Online] (http://ziahhh.blogspot.com/2014/01/peralatanmesin-komunikasi-kantor.html) diakses tanggal 26 Maret 2015
3. Reza, Krisna. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi. [Online] (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html) diakses tanggal 27 Maret 2015
4. ____. 2011. Kelebihan dan Kekurangan Media. [Online] (http://azriepo.blogspot.com/#) diakses tanggal 27 Maret 2015
5. Alvin. 2007. Tantangan Kompetensi Komunikasi Bisnis. [Online] (http://komunikasibisnis.blogspot.com/2007/08/tantangan-kompetensi-komunikasi-bisnis.html) diakses pada 28 Maret 2015