A.
Pengertian
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk
mengerjakan tugas yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan kantor adalah
tempat dimana orang bekerja. Jadi otomatisasi kantor adalah sebuah rencana
untuk menggabungkan teknologi tinggi melalu perbaikan proses demi meningkatnya
produktifitas kerja. Sedangkan otomatisasi perkantoran adalah semua system
informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunkasi
informasi kepada dan dari orang berbeda baik yang didalam mapun diluar
perusahaan.
·
System informasi formal; kegiatan dengan
prosedur tertulis. Contohnya pembuatan laporan keuangan secara periodic.
·
System informasi informal; tidak diuraikan
secara tertulis/tidak direncanakan. Contohnya melakukan konsultasi atau diskusi.
B.
Kategori pemakai otomatisasi perkantoran
Kategori pemakai otomatisasi perkantoran
ada empat, yaitu :
1.
Manajer; orang yang bertugas mengelola sumber
daya perusahaan terutama SDM
2.
Professional; biasanya tidak mengelola orang
tapi menyumbangkan keahlian khusunya contohnya pembeli, wiraniaga dan staff
khusus
3.
Sekretaris; orang yang bertugas untuk menangani
korespondensi, menjawab telepon, mengatur jadwal pertemuan
4.
Petugas administrative; orang yang membantu
pekerjaan sekretaris seperti mengirimkan surat, mengoperasikan mesin fotocopy,
menyimpan dan menyusun dokumen
C.
Konsep-konsep otomatisasi perkantoran
Konsep-konspenya adalah sebagai berikut :
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti
halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari
aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang
terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan
pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih
besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
D.
Manfaat otomatisasi perkantoran
·
Pendapatan lebih tinggi dan penghindaran biaya
·
Computer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan
·
Otomatisasi ini menjadi pelengkap bukan untuk
pengganti
·
Dapat memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan
dikantor
·
Penggabungan dari beberapa teknologi
·
Peningkatan komunikasi untuk dapat menghasilkan
keputusan yang baik dan cepat
·
Memberikan kemampuan dalam memecahkan masalah
kelompok
E.
Telekomunikasi dan PC
1.
Telekomunikasi
Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian atau penyampaian
informasi dari suatu tempat ke tempat lain.
Dalam kaitannya dengan telekomunikasi, bentuk komunikasi jarak jauh dapat
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
a.
Simplex
Bentuk komunikasi satu arah yang dimana penerima tidak dapat memberikan
informasi balik atau tanggapan bagi pengirim. Contohnya adalah siaran televise
dan siaran radio
b.
Duplex
Bentuk komunikasi dua arah yang dimana pihak pengirim dan penerima bisa
berkomunikasi dua arah secara bersama-sama. Contohnya adalah telepon baik
selular maupun fixed telepon rumah
c.
Half duplex
Bentuk komunikasi dua arah secara bergantian dimana saat proses
komunikasi pengirim akan mengirim informasi yang penerima akan
mendengarkan/menangkap informasi, demikian sebaliknya. Contohnya adalah radio
walkie talkie.
d.
Full duplex
Bentuk komunikasi dimana dua pihak yang saling berkomunikasi akan
mengirimkan informasi dan menerima informasi dalam waktu yang sama dan
membutuhkan dua jalur komunikasi. Komunikasi full duplex juga dapat diraih dengan
menggunakan teknik multiplexing, dimana sinyal yang berjalan dengan arah yang
berbeda akan diletakkan pada slot waktu (time slot) yang berbeda tapi kelemahan
teknik ini adalah bahwa teknik ini memotong kecepatan transmisi yang mungkin
menjadi setengahnya.
2.
PC (Personal Computer)
PC adalah seperangkat computer yang digunakan oleh satu orang saja/
pribadi. Fungsi dari PC ini adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan
output berupa data atau informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).
Ada tiga elemen yang tersusun didalam computer ini, yaitu :
a.
Hardware (Perangkat Keras)
Sekumpulan komponen perangkat keras yang secara fisik bisa dilihat,
diraba dan dirasakan. Hardware dibagi menjadi lima bagian, yaitu :
1.
Input device; peralatan masukkan seperti
keyboard, mouse
2.
Process device; peralatan proses seperti
processor, motherboard
3.
Output device; perlatan keluaran seperti
monitor, printer
4.
Storage device; peralatan penyimpanan seperti
harddisk, flashdisk
5.
Peripheral device; peralatan tambahan seperti
webcam, modem
b.
Software (Perangkat Lunak)
Program berinstruksi yang berfungsi sebagai perantara yang menghubungkan
antara hardware dan brainware yang dapat menghasilkan informasi yang diinginkan
brainware.
Software dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu :
a.
Software Operating System (OS); contohnya adalah
windows, linux, DOS, Android.
b.
Software Application System; contohnya adalah
Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database dan
Utilities, dll.
c.
Brainware (Perangkat Manusia/User/Pengguna)
Perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada
dalam computer, brainware bukan hanya orang yang menggunakan namun orang yang
merasakan manfaatnya juga bisa dikatakan brainware. Brainware dikelompokkan
menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator sampai User paling awan sekalipun.
F.
Email dan Teleconference
1.
E-mail
Email adalah surat elektronik yang mengirimkan file hasil ketikan
menggunakan jaringan computer sebagaimana layaknya kegiatan surat menyurat melalui
jasa pos. Selain dapat mengirim dan menerima berita dan dokumen dalam bentuk
data elektronik (file), Email juga bisa mengirim dan menerima jasa e-card
(kartu ucapan elektronik) dan dalam pemfaatannya, haruslah memiliki memiliki
sebuah alamat email yang diperoleh dari sebuah situs penyedia fasilitas email seperti
Yahoo! Dan Gmail dan cukuplah memiliki satu atau dua saja karena jika terlalu
banyak alamat email akan tidak efisien dan membuat repot sendiri untuk
mengingat alamat email dan passwordnya.
2.
Teleconference
Teleconference adalah komunikasi langsung antara beberapa orang yang
biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh
suatu system telekomunikasi. Teleconference ini dilakukan oleh dua orang atau
lebih yang dilakukan melewati telepon atau koneksi jaringan. Dalam pertemuan
tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau audio-video (video
conference) yang bisa memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar
apa yang dibicarakan.
G.
Macam-macam aplikasi otomatisasi perkantoran
Berikut merupakan aplikasi otomatisasi
perkantoran yaitu :
1.
Word processing; dokumen yang diketik kemudian
dicetak
2.
E-mail; pengiriman pesan elektronik melalui
jaringan networking
3.
Voice mal; pengiriman pesan suara
4.
Electronic calendaring; untuk menentukan/membuat
jadwal acara
5.
Audio conferencing; biasanya berhubungan dengan
audio
6.
Video conferencing; signal video dan audio
7.
Computer conferencing; sebuah jaringan computer
8.
Facsimile transmission; pengirim dan penerima
dokumen baik gambar atau tulisan
9.
Videotext; berupa materi tekstual
10.
Image storafe and revrieval; dokumen bervolume
besar
11.
Desktop publishing; pembuatan output cetak
Referensi
- Simamora, Lambue Sofia. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran [Online] http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/11/pengantar-administrasi-perkantoran.html diakses tanggal 26 Maret 2015
- Ardiansyah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer. [Online] http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html diakses tanggal 26 Maret 2015
- Ridwan, Agus. 2013. Pengertian Half Duplex dan Full Duplex. [Online] http://agusridwan67.blogspot.com/2013/03/pengertian-half-duflex-dan-full-duflex.html diakses tanggal 26 Maret 2015
- Gunawan, Iwan. 2014. Jaringan dan Telekomunikasi: Surat Elektronik (Email). [Online] https://unindrax1eione.wordpress.com/jaringan-dan-telekomunikasi-3/surat-elektronik-email/ diakses tanggal 27 Maret 2015
- Gunawan, Iwan. 2014. Jaringan dan Telekomunikasi: Teleconference. [Online] https://unindrax1eione.wordpress.com/jaringan-dan-telekomunikasi-3/teleconference/ diakses tanggal 27 Maret 2015
Tidak ada komentar:
Posting Komentar